Luego planificación y anticipación llega el día D, el montaje del evento en sí.
Para que todo salga estupendamente lo más importante es conocer el tiempo que tendremos para realizar el montaje.
Normalmente, si el evento tiene lugar en sus oficinas o en un centro de su propiedad normalmente dispondremos de un mayor espacio de tiempo para realizar el montaje. Si por el contrario es un espacio que hemos alquilado es posible que, para ahorrar costes, se haya alquilado por el mínimo tiempo posible lo cual implicará una mayor carga de estrés para poder completar el montaje en ese marco temporal reducido.
Como decíamos antes son muchos los equipos que están involucrados en el montaje del evento por eso es crucial contar con una persona o equipo que centralice todo y que sirva de coordinador de las diferentes tareas que se tienen que realizar. Esta persona será la encargada de supervisar las diferentes labores, ir priorizando los temas más urgentes e importantes y servir de nexo entre los diferentes equipos para evitar conflictos y asegurarse que todo está listo para el comienzo del evento. Esta persona debe ser capaz de gestionar el estrés, que irá en aumento a medida que se acerca la hora de empezar, y ser altamente resolutiva para poder solucionar las incidencias que se puedan producir.
Esta persona (o equipo) debe estar también muy activa durante la realización del evento asegurándose que todo lo planificado va acorde con el plan. Pero siempre suceden cosas que no estaban previstas en el guion (invitados que llegan tarde, ponentes que quieren cambiar su presentación en el último minuto, confirmaciones de última hora que afectan al protocolo, etc.) por lo que hay que contar siempre con un margen que nos permita una cierta flexibilidad y posibilidad de respuesta. Además hay muchas cosas que nosotros, como organizadores del evento, sabemos si se han hecho o no como teníamos preparado en nuestro guion. Pero nuestra audiencia no. Es decir que si algo no sale al 100% de cómo estaba planificado no pasa nada porque posiblemente ninguno de sus invitados se va a dar cuenta si sabemos responder de forma rápida y eficaz al nuevo escenario.