Los eventos son una gran herramienta de comunicación estratégica ya que te permiten transmitir los valores de tu marca y también son una excelente oportunidad para fidelizar clientes y captar nuevos.
Conoce los pasos imprescindibles que debes seguir para organizar un evento de forma exitosa.
1. Definir objetivos y la audiencia a la cual se dirigirá tu evento. Como toda estrategia de marketing lo primero que debes establecer antes de comenzar con la planificación son los objetivos:
¿Qué quiero conseguir con mi evento?
¿A quién irá dirigido?
¿Qué recursos necesito para conseguir dichas metas?
2. Definición de localización y fecha del evento.
El siguiente paso es elegir muy bien el momento oportuno de celebración y la localización apropiada. Aquí te dejo una serie de consejos a tener en cuenta:
El día del evento: es recomendable que no coincida con festividades para asegurarte un mayor número de asistentes.
Los expertos confirman que los mejores meses de celebración suelen ser mayo y octubre, seguidos de junio y noviembre.
El espacio seleccionado debe transmitir los valores de tu marca.
Tener en cuenta las dimensiones de acuerdo al número de personas que asistirán al evento.
El equipo técnico que ofrece el espacio. Incluyendo sonido y luz.
Los medios de transporte con los que cuenta el espacio para facilitarle la llegada alos asistentes.
3. Planificación del evento. Antes, durante y post. Es preciso desarrollar un workflow que determine cómo trabajará el equipo, división de tareas y timing para realizarlas.
El programa interno del evento tiene que incluir la siguiente información:
Un cronograma con las actividades que van a ocurrir el día del evento • Un plano de cómo se va a distribuir el acto.
Material gráfico. para la promoción del evento y decoración del mismo.
Listado de invitados y participante
Listado de recursos(todo aquello que vayas a necesitar) • Presupuesto estimado.
Un calendario de trabajo con sus tiempos y plazos de desarrollo.
4. Define los ponentes y patrocinadores. Otro paso esencial es invitar a los ponentes que participarán de este evento de comunicación y qué temas van a exponer.. Una vez que los ponentes acepten tu invitación es importante cuidarlos, escribirles y agradecerles su asistencia. También es importante que consigas patrocinadores, ya que esto no sólo te va a ayudar en la difusión del evento y añadir más actividades de participación, sino que también te va a permitir ahorrar ciertos costes. Aquí te dejo unas pautas clave para captar patrocinadores:
Ser claro y convincente
Presentar los objetivos de la marca y tu evento
Exponer las razones por las cuales quieres su patrocinio y qué obtendrán a cambio
Transmitirle los espacios con los que contará.
5. Invitación al evento. Es hora de invitar a tu público objetivo, y si bien puedes hacerlo de diversas formas nuestra recomendación es la digital: Campañas de mailings que dirijan a landing pages con formulario de inscripción. Tienes que hacerte la siguiente pregunta: ¿qué necesito hacer para atraer a las personas a mi evento? El diseño de la página web o invitación tiene que reflejar la filosofía que quieres transmitir y captar la atención de los invitados. Debes darle todas las facilidades al público con datos concisos del evento. Es importante fijar una fecha límite para las inscripciones en este tipo de convocatorias. De este modo, podrás avanzar con el diseño de las acreditaciones, llevar un control del aforo, el catering, la seguridad del evento y facilitar a los medios de comunicación la máxima información. 6. Promoción del evento Es hora de difundir el evento . Te recomendamos utilizar redes sociales para hacerlo. Sigue estos consejos.
Planifica y fija un calendario de posteos
Crea un hashtag para el evento y consigue que la gente te asocie a él.
Para mayor alcance, te recomendamos realizar campañas en Google Ad,s, o Social Media Ads
Envía mailings de recordatorio para generar expectativa.
Sortea entradas, por ejemplo, a través de Periscope para tener más repercusión social.
Utiliza fotos de los ponentes. Como personas de influencia, les puedes pedir que compartan en sus redes scociales invitación al evento.
Postea fotos vídeos y otro contenido multimedia relevante para tu audiencia.
8. Los días previos al evento. ¿Qué tengo que hacer?
Elabora un “check list” con todo lo que tienes que hacer para que no se te escape nada:
Verifica que todo esta en marcha y elabora un “plan B” por si surge algún imprevisto.
Confirma todo lo acordado con los patrocinadores, proveedores externos, etc.
Ten listas todas las acreditaciones y recurre a alguna APP para agilizarlas.
Acude al lugar de celebración para revisar los últimos detalles, realiza pruebas de sonido y luz.
9. ¡Llegó el día! Conviértelo en una experiencia única Ha llegado el día, debes centrarte en comprobar que todas las cosas planificadas se están ejecutando de acuerdo a la planificación previa y, sobre todo, aunque parezca difícil, mantén la calma y transmite sensación de organización y serenidad. Para ello: •
Asegúrate de que todo funciona correctamente como el wifi y los sistemas de acreditación.
Proyecta contenido del evento en tus perfiles digitales en tiempo real: Fotos, vídeos, incluso puedes hacer streaming
Incita a participar a los usuarios a través de preguntas o de publicaciones en internet.
Disfruta del evento.
10. Realiza una evaluación y sé agradecido Aunque haya terminado el evento, tienes que seguir siendo constante. ¡Queda un último esfuerzo! Tienes que medir la repercusión que ha tenido el evento:
Evalúa el impacto del hashtag, con herramientas como Tweetbinder.
Analiza el comportamiento y feedback por parte de los invitados.
Haz encuestas en las redes sociales.
Revisa que todos los temas financieros están cerrados y resueltos.