El sector médico es una de las industrias que históricamente más ha apostado por los congresos.
El motivo principal es que la medicina cuenta con numerosos especialidades, y a su vez, esas especialidades con subespecialidades, lo que genera que cada año se organicen gran cantidad de congresos médicos, ya que los profesionales necesitan estar al día de las novedades que surgen e intercambiar información.
Los congresos médicos tienen particularidades y características propias que se deben tener en cuenta si nos vamos a ocupar de su organización, ya que se trata de eventos complejos, que suelen ser de varios días de duración y con asistentes nacionales e internacionales.
Para garantizar el éxito de este tipo de eventos es indispensable que los organizadores lleven a cabo un diseño y una planificación muy detallada, y por ello, desde Di&P queremos hacer un repaso sobre algunas ideas y tendencias a la hora de organizar este tipo de eventos.
La localización
Una de las características fundamentales de los congresos médicos es que suelen ser muy numerosos, y por ello, la ciudad que se escoja debe estar preparada a nivel de infraestructuras, alojamientos, comunicaciones, oferta gastronómica, etc. para acoger un evento multitudinario de estas características. Por ello, antes de escoger la sede, debemos asegurarnos de que cuente con un espacio adecuado para la celebración del congreso con capacidad para acoger ponencias, un área de exhibición comercial, espacios para un cofee break, una zona de secretaría técnica… y que cumpla con los requisitos de accesibilidad, plazas hoteleras suficientes para alojar a los asistentes, buenas comunicaciones (aeropuerto, estación de tren,…) que faciliten la llegada de los participantes y una oferta gastronómica y cultural atractiva.
Ponentes y selección de temas a tratar
Tal y como comentábamos anteriormente, el principal fin de los congresos médicos es intercambiar conocimientos y experiencias entre los profesionales del sector, por lo que es fundamental que el contenido del mismo sea atractivo e interesante. Para ello, los organizadores deben prestar especial atención a los ponentes, buscando temas y profesionales destacados y ofreciendo todos los recursos necesarios que garanticen el éxito. Además, la organización debe garantizar la independencia de los contenidos con respecto a los intereses de la industria.
Tecnología
Las nuevas tecnologías han revolucionado, y sobre todo, han facilitado el trabajo de los organizadores de congresos médicos en los últimos años. Muchas tareas que antes se debían realizar a través de correo ordinario, fax, fotocopias, llamadas telefónicas, etc., hoy se realizan rápidamente gracias a los medios tecnológicos con los que contamos. Los teléfonos móviles de nueva generación, las tablet y los ordenadores han agilizado de forma muy importante tareas como la entrega de documentación, el envío de mensajes, los cambios de última hora, las reservas de hoteles, el horario de los eventos, etc.
Concretamente, una de las tendencias que cada vez se está incorporando en más congresos médicos es la creación de aplicaciones diseñadas de forma personalizada para cada evento. Estas aplicaciones permiten a los organizadores gestionar de manera eficaz la información relevante de los congresos, ayudan a mejorar en engagement potenciando la participación de los asistentes a través de votaciones, encuestas, foros o chats, y además, ofrecen la posibilidad de medir los resultados del evento a través de estadísticas y feedback que se obtiene por parte de los asistentes.
Contacta con Di&P y te aconsejaremos, ya que tenemos más de 30 años de experiencia organizándolos.